La Inspección de Trabajo puede acordar el Archivo del Expediente, puede derivar Medidas de Comprobación e Investigación, o puede levantar el Acta de Infracción, a partir de la fecha de la notificación, se dispone de un plazo de 15 días hábiles para formular alegaciones.

Documentación en el centro de trabajo

No hay la obligación legal de tener toda la documentación en el centro de trabajo y, por lo tanto, no hay la obligación de entregar toda la documentación de forma inmediata al Inspector.

Se distingue entre la documentación que siempre debe estar a disposición de la Inspección de Trabajo y aquella que se puede entregar a requerimiento del Inspector, sancionándonos únicamente si nos retrasamos en facilitársela.

Es importante consultar con el asesor laboral para tener preparada la documentación que se va a entregar durante la posible inspección y la que se puede entregar a requerimiento del Inspector más tarde y poder remediar algún posible incumplimiento subsanable.

Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, indica: <<Cuando los libros, registros, documentos o información que el obligado deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones, propias o de terceros, establecidas en las normas del orden social, así como cualquier otro dato, informe, antecedente o justificante con trascendencia para la función inspectora, se conserven en soporte electrónico, deberá suministrarse en dicho soporte y en formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado en el momento en que se realice la actuación inspectora, cuando así fuese requerido.>>

Es obligatorio mantener cierta documentación en el centro de trabajo atendiendo a la actividad de dicho centro por ejemplo, es obvio que no se exige la misma documentación en un restaurante que en una oficina.

Para determinar si cierta documentación es obligatoria hay que atender a las circunstancias de la empresa. Por ejemplo: con la entrada en vigor de la Orden ESS/1452/2016 en fecha 13 de setiembre, las empresas deben conservar el “Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social” un mínimo de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada, por lo que sigue existiendo una obligación de conservación documental para las empresas a pesar de la eliminación de la obligación de disponer de dicho Libro de Visitas.

Cómo actuar ante la Inspección de Trabajo

Las inspecciones de trabajo pueden iniciarse con una visita sorpresa. Por lo tanto, hay que estar informado del protocolo, de cómo actuar, las obligaciones que tenemos y los derechos que nos asisten.

Lo primero que hay que hacer es avisar al responsable del centro de trabajo y a los representantes de los trabajadores.

Hay que ponerse en contacto con un especialista en laboral desde que se tiene conocimiento de la actividad inspectora ya que sus recomendaciones han de reducir el impacto de la inspección y sus consecuencias. El objetivo es evitar infracciones por desconocimiento de cómo se debe actuar y aportar la información pertinente. Además, el especialista laboral puede advertir defectos formales en la Inspección de Trabajo que luego faciliten la anulación del Acta de Infracción si es posible, o puede alegar circunstancias atenuantes para reducir la sanción propuesta.

Entrada del Inspector según el domicilio sometido a la inspección

En el caso de una empresa o persona jurídica, si el domicilio constituye un centro de trabajo, existe la obligación de permitir la entrada a los Inspectores y Subinspectores. Los Inspectores de trabajo tienen autoridad pública y pueden entrar en todo centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección, sin previo aviso y en cualquier momento, así como permanecer en el mismo libremente. Debemos tener muy claro que no se puede negar la entrada a la inspección de trabajo, ni obstruirle su actuación. Según el tipo de obstrucción cometida y de los agravantes que concurran, la sanción podría ser desde 60 € por infracción leve hasta 187.515 € por infracción grave.

Por el contrario, si el Inspector acude a un centro de trabajo que coincide con el domicilio de una persona física, el domicilio es inviolable aunque se trate de un centro de trabajo y el Inspector deberá obtener expreso consentimiento del titular del hogar o la preceptiva autorización judicial para realizar la inspección.

Identificación del Inspector de Trabajo

Hay que solicitar al Inspector que se identifique y acredite su condición. Si el Inspector no se acredita, no tiene derecho a inspeccionarnos, ni tenemos obligación de atenderle.

Sin embargo, el Inspector no está obligado a identificarse como tal cuando considere que dicha identificación y comunicación puede perjudicar el éxito de sus funciones.

Aunque no se haya identificado, si observa alguna infracción la puede sancionar. Pero, no puede sancionarnos por no permitirle entrar a las dependencias o por no permitirle ejercitar las facultades que tiene una vez que se ha identificado como Inspector.

Derechos del Inspector de Trabajo

El Inspector, una vez que se ha identificado, además del mencionado derecho de entrada, tiene derecho a:

• Hacerse acompañar en las visitas por el empresario o su representante, los trabajadores, sus representantes y por los peritos y técnicos que estime necesarios. Para ello, deberán estar en el momento de la inspección en el centro, en caso contrario, sólo podrá exigir su comparecencia posterior.
• Requerir información, sólo o ante testigos, al empresario o al personal de la empresa sobre cualquier asunto relativo a sus funciones. La incomparecencia o el rehusarse a declarar, puede ser sancionado, como infracción grave, no obstante, es una medida que a priori choca con el derecho a no confesarse culpable y a no declarar contra uno mismo.

El Tribunal Europeo de Derechos Humanos acoge esta tesis (asunto Funke contra Francia, o asunto Saunders contra el Reino Unido), el TEDH, en la sentencia de este último asunto determina que el interés público no puede justificar que las respuestas obtenidas por la coacción en una investigación no judicial se utilicen para incriminar al futuro imputado que ha dado tales respuestas.

Por el contrario la Sala Primera del Tribunal Constitucional (STC 18/2005) recurre a la ficción de que la información se le exige a la empresa y no al querellado, para permitir las sanciones por no facilitar información a los órganos inspectores públicos.

Así, los Inspectores pueden:

1. Exigir la identificación, o razón de su presencia, de las personas que se encuentren en el centro de trabajo inspeccionado.
2. Examinar en el centro o lugar de trabajo todo tipo de documentación con trascendencia en la verificación del cumplimiento de la legislación del orden social. No obstante, como no es obligatoria la presencia de toda la documentación en el centro de trabajo, como ya analizamos, el Inspector está facultado para requerir la presentación de dicha documentación en las oficinas públicas correspondientes.
3. Tomar o sacar muestras de sustancias y materiales utilizados o manipulados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, vídeos, grabación de imágenes, levantar croquis y planos, siempre que se notifique al empresario o a su representante y obtener copias y extractos de los documentos. Resulta muy importante, en este punto, la notificación al empresario, ya que en caso de que no se realice, o no se pruebe su existencia, podría implicar la nulidad de todo el procedimiento sancionador posterior.
4. Adoptar, en cualquier momento del desarrollo de las actuaciones, las medidas cautelares que estimen oportunas, para impedir la destrucción, desaparición o alteración de la documentación mencionada, siempre que no cause perjuicio de difícil o imposible reparación a los sujetos responsables o implique violación de derechos. No resulta corriente la adopción de este tipo de medidas, y su adopción tiene un carácter muy restrictivo.

Tipos de infracciones y sanciones

Las infracciones leves son el mero retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia y originan sanciones desde 60 € hasta 625 €.

Las infracciones más graves implican sanciones desde 6.251 € hasta 187.515 €. Entre las que se destacan las relativas a impedir, de cualquier modo, la entrada a los Inspectores o el desarrollo de su cometido, o ejercer cualquier violencia, coacción, amenaza o influencia indebida.

Estas infracciones hay que evitarlas a toda costa y se refieren a los comportamientos siguientes:

• Impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los Inspectores y Subinspectores.
• Negarse a identificarse o a identificar o dar razón de la presencia de las personas que se encuentren en el centro de trabajo.
• Coaccionar, amenazar o ejercer violencia sobre los Inspectores y Subinspectores.
• Reiterar las conductas de obstrucción calificadas como graves.
• Incumplir la obligación de proporcionar a la Inspección toda clase de datos, antecedentes o información, que se deduzcan de sus relaciones con terceros sujetos a la acción inspectora.
• No entregar en soporte informático la información requerida para el control de sus obligaciones en materia de régimen económico de la Seguridad Social.