¿Puede la empresa exigir el uso del correo personal para el trabajo? La Audiencia Nacional responde

El uso de herramientas personales como el correo electrónico o el teléfono móvil en el ámbito laboral ha generado dudas legales y conflictos en numerosos sectores, especialmente en aquellos con plantillas que no cuentan con acceso directo a medios corporativos.

La Audiencia Nacional, mediante su sentencia SAN 2690/2025, de 26 de mayo, se ha pronunciado sobre este asunto, marcando un precedente relevante en la relación entre empresas, trabajadores y el uso de tecnologías en el entorno laboral.

El caso: ¿se puede obligar a usar el correo o móvil personal para fines laborales?

La Federación de Servicios de CCOO presentó una demanda contra Covisian España S.L., en representación de trabajadores del área de operaciones que, al no disponer de correo electrónico corporativo, debían comunicarse con la empresa utilizando sus medios personales.

¿Qué solicitaban los sindicatos?

1. Que se declarara contrario a derecho el uso habitual del correo personal y del móvil del trabajador como canal de comunicación con la empresa.
2. Que la empresa fuera obligada a proporcionar una cuenta de correo corporativo a toda la plantilla.
3. Que se garantizasen canales alternativos no digitales de acceso y comunicación laboral.

La respuesta de la Audiencia Nacional

La Audiencia Nacional desestimó la demanda. Su decisión se fundamentó en que la empresa:

• No exige el uso obligatorio de dispositivos personales como condición para trabajar.
• Ha habilitado medios alternativos suficientes y accesibles para la plantilla, como:
  • Acceso mediante token físico o virtual a plataformas internas.
  • Disponibilidad de centros de trabajo con escáneres, impresoras y soporte físico.
  • Contacto a través de correos corporativos generales de RRHH y sistemas internos de gestión (tickets).
  • Presencia de figuras de apoyo como People Managers para canalizar consultas o necesidades.

Además, el tribunal recordó que, conforme a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales, el uso de dispositivos personales solo puede hacerse con el consentimiento del titular y bajo su control exclusivo.

Fundamentos jurídicos destacados

La sentencia cita y se apoya en la siguiente normativa y jurisprudencia:

• Artículo 1.1 del Estatuto de los Trabajadores: obligación de la empresa de dotar de medios adecuados para la prestación de servicios.
• LO 3/2018 sobre protección de datos y derechos digitales.
• STS 02/04/2025 (rec. 169/2022): limita el uso del contacto personal del trabajador a situaciones excepcionales.
• STS 21/09/2015 y SAN 27/06/2022: reafirman que no puede imponerse de forma generalizada el uso de herramientas personales para fines profesionales.

Implicaciones para las empresas

La resolución de la Audiencia Nacional deja varias conclusiones prácticas relevantes para los departamentos de RRHH, tecnología y dirección:

• No es necesario dotar a toda la plantilla de cuentas de correo corporativas siempre que existan medios de comunicación alternativos, eficaces y no discriminatorios.
• El uso de dispositivos personales (correo, móvil, etc.) no puede ser obligatorio ni directa ni indirectamente, salvo que exista un acuerdo voluntario y específico.
• Las empresas deben tener cuidado al establecer canales de comunicación laboral, asegurándose de:
  • Cumplir con la normativa de protección de datos.
  • Ofrecer alternativas para quienes no deseen o no puedan usar medios personales.
  • Evitar prácticas que puedan interpretarse como una cesión forzada de herramientas privadas al entorno laboral.

Esta sentencia aporta seguridad jurídica, pero también exige a las empresas revisar sus protocolos de comunicación interna, especialmente en entornos híbridos, descentralizados o con trabajadores sin acceso digital directo. Desde Navarro, ayudamos a las empresas a diseñar políticas internas conformes a la legislación laboral y de protección de datos, minimizando riesgos y garantizando entornos laborales equilibrados y legalmente seguros.